Protokoll-Vorlage für Besprechungen: Word und PDF, kostenlos

Ein gutes Protokoll ist kurz, vollständig und überprüfbar. Kurz heißt: Ergebnisse statt Wortmeldungen, zwei bis vier Sätze je Tagesordnungspunkt. Vollständig heißt: jede Entscheidung mit der Person, die sie getroffen hat, jede Aufgabe mit verantwortlicher Person und Frist, jeder ungeklärte Punkt als ungeklärt gekennzeichnet. Überprüfbar heißt: Kopfdaten mit Datum, Ort und Teilnehmenden, damit sich das Dokument später zuordnen lässt. Schreib im Präsens und in der Sachform, und verschick es innerhalb von zwei Tagen.

Öffne vor der Besprechung eine Vorlage und trag die Tagesordnung aus der Einladung ein. Notiere während der Besprechung zu jedem Punkt das Ergebnis statt des Gesprächsverlaufs. Halte jede Entscheidung mit Namen und jede Aufgabe mit Frist fest. Formuliere das Protokoll direkt nach der Besprechung aus und schick es an alle Teilnehmenden und den Verteiler. Die Vorlage auf dieser Seite hat diese Reihenfolge bereits als Aufbau, du füllst sie von oben nach unten aus.

Am schnellsten mit einer fertigen Vorlage. Lade die Word-Datei auf dieser Seite herunter, öffne sie und springe mit der Tabulatortaste von Feld zu Feld. Die Kopfdaten, die Tagesordnung und die drei Tabellen für Entscheidungen, Aufgaben und offene Punkte sind bereits angelegt. Wenn du lieber selbst baust: Nutze in Word echte Formatvorlagen für die Überschriften statt fett gesetzter Absätze, dann kannst du die Gliederung im Navigationsbereich sehen und das Dokument bleibt beim Anpassen stabil.

In vier Abschnitten. Erstens die Kopfdaten: Datum, Uhrzeit, Ort, Leitung, Protokollführung, Teilnehmende, Entschuldigte, Verteiler. Zweitens die besprochenen Themen, je Tagesordnungspunkt worum es ging und was das Ergebnis ist. Drittens die Entscheidungen, jede mit der Person, die sie getroffen hat. Viertens die Aufgaben, jede mit verantwortlicher Person und Frist. Ungeklärte Punkte kommen in einen eigenen Abschnitt und werden nicht als Ergebnis verkleidet. Genau dieser Aufbau steckt in der Vorlage auf dieser Seite.

Sachlich, im Präsens und ohne indirekte Rede. Schreib „Der Start erfolgt mit drei Bereichen“ statt „Frau Berger sagte, dass man mit drei Bereichen starten solle“. Wertungen gehören nicht hinein, auch keine abgeschwächten: „Die Diskussion war schwierig“ ist eine Bewertung, „Zu diesem Punkt wurde keine Entscheidung getroffen“ ist ein Ergebnis. Namen nennst du bei Entscheidungen und Aufgaben, nicht in jedem Satz. Zahlen, Beträge und Fristen übernimmst du wörtlich so, wie sie genannt wurden, und rundest sie nicht.

Ein Gesprächsprotokoll hält ein Gespräch zwischen wenigen Personen fest, oft ein Vier-Augen-Gespräch, und braucht deshalb einen etwas anderen Kopf als eine Besprechung: Anlass des Gesprächs, Gesprächspartner, Datum, Ort, Dauer. Der Hauptteil folgt denselben Regeln wie beim Besprechungsprotokoll, Ergebnisse statt Verlauf, Vereinbarungen mit Frist. Wichtig ist ein Vermerk darüber, ob das Protokoll währenddessen oder aus der Erinnerung entstanden ist, und ob der Gesprächspartner es zur Kenntnis bekommen hat.

Ja, aber nur aus Text, den du hineinkopierst. ChatGPT hört bei deiner Besprechung nicht zu, es zeichnet nichts auf und es weiß nicht, wer was gesagt hat. Du brauchst also vorher trotzdem eine Mitschrift oder ein Transkript, und ohne Sprecherzuordnung im Ausgangstext werden Entscheidungen der falschen Person zugeordnet. Dazu kommt eine Frage, die dein Unternehmen beantworten muss und nicht du: Gesprächsinhalte anderer Menschen in ein fremdes Werkzeug einzugeben, ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten, und dafür braucht es eine Rechtsgrundlage und einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Werkzeuge, die das Meeting selbst aufzeichnen, transkribieren und dabei die Sprecher trennen, lösen beide Probleme an einer Stelle.

Es gibt zwei Gattungen. Die erste sind Aufzeichnungsbots, die sich als zusätzlicher Teilnehmer in dein Zoom-, Teams- oder Meet-Meeting einwählen und mitschreiben. Die zweite sind Meeting-Plattformen, in denen das Meeting selbst stattfindet und die Verschriftlichung eingebaut ist, sodass kein Bot dazukommt. Raven gehört in die zweite Gattung: Videokonferenz, Aufzeichnung, Verschriftlichung mit Sprecherzuordnung und Zusammenfassung an einer Stelle, betrieben in Deutschland. Bei beiden Gattungen gilt: Die Aufnahme setzt die Einwilligung aller Teilnehmenden voraus.

Für Besprechungsprotokolle direkt hier, ohne E-Mail-Adresse und ohne Konto. Die Word-Datei und die PDF-Fassung liegen hinter einem direkten Link, dazu eine Agenda-Vorlage und ein ausgefülltes Beispiel. Achte bei Vorlagen aus anderen Quellen auf zwei Dinge: ob die Datei wirklich hinter dem Link liegt oder erst nach einer Newsletter-Anmeldung kommt, und ob das Dokument Makros enthält. Vorlagen mit Makros werden in vielen Unternehmen blockiert.

Eine Agenda braucht vier Dinge: das Ziel der Besprechung in einem Satz, die Punkte in der Reihenfolge, in der sie behandelt werden, für jeden Punkt eine verantwortliche Person, und für jeden Punkt ein Zeitbudget in Minuten. Ergänze je Punkt, ob es um eine Information, eine Diskussion oder eine Entscheidung geht, dann wissen alle vorher, was von ihnen erwartet wird. Bilde am Ende die Summe der Minuten. Wenn sie größer ist als die angesetzte Zeit, kürzt du vorher und nicht die Besprechung selbst.

Ja, die Vorlage auf dieser Seite ist genau dafür gebaut. Ein Teammeeting ist der klassische Fall für ein Ergebnisprotokoll: Themen, Entscheidungen, Aufgaben, offene Punkte, ohne Wortmeldungen. Für ein wiederkehrendes Teammeeting lohnt sich ein Zusatz, den die Vorlage schon vorsieht: Übernimm die offenen Punkte und die unerledigten Aufgaben der letzten Sitzung als ersten Tagesordnungspunkt, dann verschwindet nichts zwischen zwei Terminen.