Zoom-Meeting aufzeichnen und transkribieren

Zoom kennt zwei Aufnahmen, und sie unterscheiden sich in fast allem: wer sie starten darf, wo die Datei liegt und ob es ein Transkript gibt.

• Lokale Aufnahme, bei Zoom Computeraufzeichnung genannt: ab dem kostenlosen Basic-Konto, nur in der Desktop-App für Windows, macOS und Linux, gespeichert auf dem Rechner der Person, die aufnimmt.
• Cloud-Aufnahme: nur für lizenzierte Nutzer mit Pro-, Business- oder Enterprise-Konto, auch aus der Handy-App und der Web-App, gespeichert in der Zoom-Cloud. Sie hält Video, Ton und den Chat fest.

Auf dem Handy gibt es nur die Cloud-Aufnahme. Ein Transkript erstellt Zoom ausschließlich aus einer Cloud-Aufnahme, die lokale Datei bleibt ohne Text.

1. Starte das Meeting als Host in der Zoom-Desktop-App.
2. Klick in der Leiste mit den Meeting-Steuerelementen auf Aufzeichnen.
3. Wähle Auf diesem Computer aufzeichnen oder In der Cloud aufzeichnen. Oben links erscheint dann Aufzeichnung läuft.

Über dasselbe Symbol hältst du die Aufnahme an oder beendest sie. Nach einer Pause schreibt Zoom in dieselbe Datei weiter. Stoppst du eine lokale Aufnahme und startest neu, entsteht eine zweite Datei.

Nach dem Meeting wandelt Zoom die lokale Aufnahme in abspielbare Dateien um und öffnet danach den Ordner. Klapp den Laptop in dieser Zeit nicht zu und fahr den Rechner nicht herunter. Bricht die Umwandlung ab, kann die Aufnahme beschädigt und verloren sein.

Nur mit dem Einverständnis des Hosts. Eine lokale Aufnahme starten Teilnehmende erst, wenn der Host es ihnen erlaubt: Er öffnet die Teilnehmerliste, wählt neben dem Namen Mehr und gibt dort das Aufnahmerecht frei. Genauso entzieht er es wieder, und du bekommst jedes Mal eine Nachricht.

Die Cloud-Aufnahme starten nur Host und Co-Host. Willst du sie als Teilnehmer auslösen, muss der Host dich zum Co-Host machen. Die Aufnahme erscheint dann in seiner Liste im Webportal, nicht in deiner.

Fehlt dir die Option trotz Erlaubnis, hat oft der Admin vorgegriffen. Er legt fest, ob interne Personen, externe Personen oder nur bestimmte Domains den Host überhaupt um das Aufnahmerecht bitten dürfen.

Das hängt von der Art der Aufnahme ab. Die lokale Aufnahme liegt auf dem Rechner der Person, die aufgenommen hat, ab Werk im Ordner Zoom unter Dokumente:

• Windows: C:\Users\[Name]\Documents\Zoom
• macOS: /Users/[Name]/Documents/Zoom
• Linux: home/[Name]/Documents/Zoom

Das Video endet auf .mp4, die reine Tonspur auf .m4a. Den Ort änderst du in der Desktop-App unter Einstellungen, Registerkarte Aufzeichnung. Zoom rät von Cloud-Sync-Ordnern, externen Laufwerken und Netzlaufwerken ab, weil dort das Speichern und Umwandeln scheitern kann.

Die Cloud-Aufnahme findest du im Zoom-Webportal unter „Aufzeichnung und Transkripte“. Laut Zoom braucht die Verarbeitung etwa doppelt so lange wie die Aufnahme, unter Last auch einen ganzen Tag. Ist die E-Mail-Benachrichtigung an, bekommt der Host danach zwei Links: einen zum Verwalten und einen für die Teilnehmenden. Gelöschte Cloud-Aufnahmen bleiben 30 Tage im Papierkorb des Webportals.

Zoom erstellt ein Transkript nur aus einer Cloud-Aufnahme. Dafür brauchst du ein Pro-, Business-, Education- oder Enterprise-Konto, und in den Aufnahme-Einstellungen muss das Audio-Transkript eingeschaltet sein. Während eines laufenden Meetings lässt sich das nicht mehr umstellen.

Nach der Verarbeitung liegt das Transkript als eigene VTT-Datei neben der Aufnahme, in Abschnitte mit Zeitstempeln geteilt. Im Webportal kannst du den Text korrigieren und Satzzeichen ergänzen, die im Rohtext fehlen.

Ab Werk transkribiert Zoom auf Englisch. Für ein Gespräch auf Deutsch stellst du die Sprache nachträglich um:

1. Öffne im Zoom-Webportal Aufzeichnung und Transkripte und dort die Cloud-Aufnahmen.
2. Klick auf das Meeting und fahre mit der Maus über die Datei mit dem Audio-Transkript.
3. Ändere dort die Sprache auf Deutsch und speichere. Zoom wertet den Ton neu aus und schreibt das Transkript noch einmal.

In Zoom nicht. Laut Zoom-Hilfe weist Zoom immer darauf hin, dass aufgezeichnet wird. In Desktop- und Handy-App erscheint ein Hinweis, mit dem man der Aufnahme zustimmt oder das Meeting verlässt. Wer per Telefon teilnimmt, hört eine Ansage, auch beim späteren Beitritt zu einem laufenden Mitschnitt. Kleinere Konten können diesen Hinweis weder abschalten noch umformulieren. Große Unternehmenskonten dürfen ihn für eigene Leute abschalten, für Gäste bleibt er Pflicht.

Ein Mitschnitt an Zoom vorbei, per Bildschirmrekorder oder mit einem zweiten Gerät, ändert an der Rechtslage nichts. § 201 StGB bestraft das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes, gleich mit welchem Werkzeug, mit bis zu drei Jahren Freiheitsstrafe oder Geldstrafe. Strafbar ist auch, eine solche Aufnahme zu gebrauchen oder weiterzugeben.

Nicht ohne die Zustimmung der Anwesenden. Befugt im Sinne von § 201 StGB ist eine Aufnahme, wenn alle einverstanden sind. Den Klick auf Fortfahren im Zoom-Hinweis solltest du dafür nicht verbuchen: Wer im Meeting bleiben muss, um seine Arbeit zu machen, hat kaum eine Wahl.

Genau darauf schauen auch die Datenschutzbehörden. Nach der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz braucht eine Aufzeichnung eine eigene Rechtsgrundlage neben der Konferenz selbst, in der Regel eine Einwilligung. Freiwillig ist sie nur, wenn man auch ohne Aufnahme teilnehmen oder das Besprochene auf anderem Weg erfahren kann.

• Schreib in die Einladung, dass und wofür aufgenommen wird.
• Starte erst, wenn alle zugestimmt haben, und sag es laut, damit die Zustimmung in der Aufnahme steht.
• Leg vorher fest, wer die Datei bekommt und wann sie gelöscht wird.

Das ist keine Rechtsberatung. Für Kundengespräche, Bewerbungen oder Gespräche unter Berufsgeheimnis klärst du die Aufnahme besser mit jemandem, der den Fall kennt.

Hast du lokal aufgenommen, fehlt dir das Transkript, denn Zoom schreibt nur aus der Cloud mit. Die MP4- oder M4A-Datei aus dem Zoom-Ordner kannst du in Raven hochladen, enthalten ab dem Tarif Solo. Raven schreibt daraus die Mitschrift, und du stellst Fragen zum Gespräch wie zu jedem anderen Meeting. Die Frage an die Runde aus dem Abschnitt davor gilt dafür genauso.

Lädst du selbst ein, kann das Gespräch gleich in Raven Meet stattfinden. Aufnahme und Protokoll entstehen dann im selben Raum, und wie sich Raven und Zoom unterscheiden, zeigt der Vergleich mit Zoom. Für Termine in Google Meet und Microsoft Teams, zu denen du nur eingeladen bist, gibt es RavenBot. Die Ratgeber Teams-Meeting aufzeichnen und Google Meet aufzeichnen erklären die Aufnahme in diesen beiden Werkzeugen.