Teams-Meeting aufzeichnen und transkribieren

Die Aufnahme startest du während der Besprechung aus der Leiste mit den Besprechungssteuerelementen. In einer Teams-Besprechung kann immer nur eine Person gleichzeitig aufzeichnen.

1. Tritt der Besprechung bei oder starte sie.
2. Wähle in den Besprechungssteuerelementen Weitere Aktionen, dann Aufzeichnen und transkribieren und Aufzeichnung starten.
3. Bestätige mit Bestätigen. Alle Teilnehmenden bekommen jetzt einen Hinweis, dass aufgezeichnet wird.

Wenn du nur den Ton brauchst, wählst du im selben Dialog unter Auswählen, was aufgezeichnet werden soll die Option Nur Audio. Beendet wird über denselben Menüpunkt: Aufzeichnung beenden stoppt Aufnahme und Transkript zusammen, Transkription beenden nur das Transkript.

Zwei Dinge landen laut Microsoft nicht in der Aufnahme: Whiteboards samt Anmerkungen und gemeinsame Notizen. Auch die Videobilder von mehr als vier Personen gleichzeitig nimmt Teams nicht auf. Die Aufnahme endet von selbst, wenn alle den Raum verlassen haben.

Sobald du aufzeichnest, startet Teams die Transkription automatisch mit. Du kannst sie aber auch ohne Aufnahme laufen lassen: über Weitere Aktionen, Aufzeichnen und transkribieren und Transkription starten. Teams fragt dann nach der Sprache, die in der Besprechung gesprochen wird. Das Transkript erscheint live, mit Namen und Zeitstempel für jede Wortmeldung.

Die Sprache ist die Einstellung, an der die Qualität hängt. Deutsch (Deutschland) und Deutsch (Schweiz) stehen in Microsofts Liste. Steht die Besprechung auf Englisch, während Deutsch gesprochen wird, erkennt Teams den Konflikt und schlägt eine Änderung vor. Die Änderung gilt für alle Teilnehmenden, nicht nur für dich.

Nach dem Meeting holst du das Transkript so:

1. Öffne in Teams den Chat der vergangenen Besprechung.
2. Wähle Zusammenfassung und dann Transkript.
3. Lade es über den Pfeil neben dem Download als .docx oder als VTT-Datei herunter.

Ab Werk dürfen nur Organisator und Mitorganisatoren herunterladen. Personen aus derselben Organisation sehen das Transkript nach dem Meeting, Personen aus einer anderen Organisation nur live während der Besprechung. Wer sich per Telefon einwählt, sieht es gar nicht.

Teams speichert Aufzeichnungen in OneDrive für Arbeit oder Schule und in SharePoint, und zwar beim Organisator der Besprechung. Er ist automatisch Besitzer der Aufnahme. Im Chat der Besprechung erscheint sie als Nachricht, bei Kanalbesprechungen in der Kanalunterhaltung. Das Transkript liegt ebenfalls im OneDrive des Organisators und bleibt über den Besprechungschat und die Registerkarte Zusammenfassung erreichbar, bis jemand es löscht.

Wie lange eine Aufnahme bleibt, legen die Einstellungen deiner IT fest. Wer sie bearbeiten darf, ändert das Ablaufdatum auf der Wiedergabeseite im Browser oder entfernt es. Nach dem Ablauf bekommt der Besitzer eine E-Mail und hat bis zu 90 Tage Zeit, die Aufnahme aus dem Papierkorb zurückzuholen.

Fehlt bei dir der Menüpunkt, liegt es fast immer an einer dieser Bedingungen. Aufzeichnen kann nur, wer alle drei erfüllt:

• eine passende Lizenz, laut Microsoft Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5 oder M365 Business, Business Premium oder Business Essentials,
• eine Freigabe der Cloud-Aufzeichnung durch die IT, für die aufzeichnende Person und für den Organisator,
• die Zugehörigkeit zur Organisation des Organisators.

Gäste, anonyme Teilnehmende und Personen aus einer anderen Firma können in Teams keine Aufzeichnung starten, auch nicht stoppen. Mit Teams Premium oder einer Copilot-Lizenz kann der Organisator beim Planen zusätzlich festlegen, wer aufzeichnen darf: nur Organisatoren, Organisatoren und Referenten, oder niemand.

In Deutschland regelt § 201 StGB die Vertraulichkeit des Wortes. Bestraft wird, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt. Eine Besprechung im Team ist in aller Regel nicht öffentlich. Der Hinweis, den Teams beim Start einblendet, ersetzt deshalb nicht die Frage an die Runde, ob alle mit der Aufnahme einverstanden sind.

Praktisch heißt das: Kündige die Aufnahme vor dem Start an, am besten schon in der Einladung, und nimm nicht auf, wenn jemand widerspricht. Microsoft schreibt selbst, dass je nach Region die Zustimmung aller Beteiligten nötig sein kann. Das hier ist keine Rechtsberatung. Für Betriebsvereinbarungen, Kundengespräche oder Berufsgeheimnisträger fragst du besser jemanden, der den konkreten Fall kennt.

Der häufigste Grund, warum jemand nach „Teams-Meeting aufzeichnen“ sucht: Die Besprechung gehört einer anderen Firma, und der Knopf ist grau. Als Gast oder als Person aus einer anderen Organisation kannst du in Teams keine Aufzeichnung starten, und auch das Transkript siehst du nach dem Meeting nicht.

Für diesen Fall gibt es RavenBot, ab dem 17. Oktober 2026. Du gibst Raven den Link zur Teams-Besprechung, und der Bot tritt als sichtbarer Gast mit Namen bei. Jeder in der Runde sieht ihn in der Teilnehmerliste, deshalb gilt die Frage aus dem Abschnitt davor auch hier. Der Bot bringt die Tonspur zurück in dein Raven-Konto, dort entsteht die Mitschrift, und du kannst Fragen zu dem Gespräch stellen. Die Aufnahme liegt danach in einem Speicher innerhalb der EU.

Der Bot arbeitet mit Teams und Google Meet. Wenn du selbst einlädst, brauchst du keinen Bot. Dann findet das Meeting direkt in Raven Meet statt, und wie Raven gegen Teams steht, zeigt der Vergleich mit Microsoft Teams.